Il Ruolo Essenziale del Facility Manager

Il facility manager, che significa letteralmente “specialista delle strutture” o “coordinatore delle strutture”, lavora come parte di un team responsabile di vari compiti che hanno lo scopo di ottimizzare la produttività, i tempi e i costi di un’azienda.  

Ma, nonostante l'enorme quantità di attività necessarie per mantenere operativo un ambiente in modo ottimale, l'importanza di un facility specialist viene spesso trascurata, semplicemente per il fatto che i proprietari di immobili sono felici di gestire i locali da soli o non sono consapevoli dei molteplici vantaggi che un buon facility manager può offrire alle loro proprietà.

Che cosa fa un facility manager?

Il ruolo di un facility manager può variare a seconda della proprietà e dell'attività. Tuttavia, ci sono determinate mansioni di cui ci si aspetta che i facility manager siano responsabili. Questi spaziano dalla pianificazione strategica e gestione delle operazioni quotidiane, alla sicurezza e alla manutenzione degli edifici, oltre a garantire la salute e la sicurezza degli occupanti.

In genere, sono tenuti a guidare la gestione di servizi come:

• Programmazione e pianificazione della manutenzione e delle riparazioni edilizie

• Gestione di questioni legali o contrattuali (con occupanti e fornitori terzi)

• Fornire agli occupanti le giuste attrezzature e servizi

• Coordinare le operazioni di posta e spedizione

• Pianificare conferenze

• Rispettare le norme di salute e sicurezza

• Assicurarsi che gli occupanti siano felici e al sicuro attraverso la gestione dello spazio

• Garantire la sicurezza della struttura e dei suoi dintorni

Tra questi, uno dei compiti più importanti di un facility manager è assicurarsi che gli occupanti siano felici e ottengano il massimo dal loro ambiente: dopo tutto, l’obiettivo principale è mantenere un edificio nel miglior stato di funzionamento possibile per contribuire a generare più entrate.

Ciò può essere ottenuto attraverso un’efficace gestione dello spazio, come la progettazione della disposizione degli uffici, garantendo la pulizia degli spazi condivisi e fornendo i giusti mobili e attrezzature. Il 73% dei lavoratori ha affermato che gli spazi di un ufficio ben gestiti sono stati la forza trainante che li ha aiutati a lavorare meglio.

Le skills di un facility manager

I facility manager prendono l'iniziativa nella gestione della proprietà di un'azienda, sono responsabili di diversi servizi, inclusi la gestione dei tecnici e dei project manager. Per migliorare l’efficienza di un’azienda devono quindi possedere un mix di esperienza, abilità, conoscenza e proattività.

Quando cerchi un facility manager per gestire le tue proprietà, è importante che abbia queste qualità chiave:

• Mentalità strategica: un buon manager deve adottare un approccio strategico alla pianificazione e alla gestione dei compiti. Deve fornire un valore ai profitti di un’azienda attraverso i contratti che stipula e i KPI (indicatore chiave di prestazione) che stabilisce, migliorando al contempo la cultura e la reputazione aziendale e il coinvolgimento dei dipendenti.

• Il suo focus deve essere il benessere delle persone: affinché il personale sia produttivo, ha bisogno di uno spazio appropriato in cui lavorare. Se c'è un problema con l'edificio, qualcuno deve risolverlo. È fondamentale, quindi, che un facility manager abbia grandi capacità comunicative. Per ottenere risultati, deve comprendere i problemi che sorgono e tenerne conto nel processo decisionale.

• Un risolutore di problemi: il miglioramento continuo dovrebbe essere in prima linea nella mente di un facility manager. Come dovrebbe anche la conoscenza delle ultime tendenze. Quindi deve rivedere accordi o contratti esistenti per trovare soluzioni più convenienti e dovrebbe essere a suo agio nell'implementazione di nuovi processi o nell'utilizzo della tecnologia per migliorare i sistemi.

• Analiticamente orientato: durante lo svolgimento del suo ruolo, un facility manager lavora con molti dati sotto forma di pianificazione finanziaria, questioni legali e normative, condizioni contrattuali e piani di costruzione. Deve quindi sapere come gestire queste informazioni e come utilizzarle per migliorare i servizi. Oltre a come proteggere i dati preziosi di terze parti.

Quali sono le responsabilità di un facility manager?

In qualità di capo di tutte le attività di un edificio, un facility manager si occupa di una vasta gamma di discipline, che possono essere suddivise in due categorie: servizi di facility management hard e soft. Conoscere la differenza tra queste due tipologie di servizi è essenziale per identificare i ruoli che ci si aspetta da un manager.

Le attività hard facility si riferiscono alla gestione dello spazio fisico di un edificio, come ad esempio:

• Strategia, design e pianificazione della proprietà

• Gestione degli edifici in sede e fuori sede

• Implementazione di un approccio di manutenzione predittiva, reattiva o preventiva

• Gestione dei contratti

• Gestione dello spazio

• Manutenzione di riscaldamento, ventilazione e aria condizionata

• Ispezioni illuminotecniche, idrauliche ed elettriche

• Garantire il funzionamento dei sistemi di sicurezza antincendio

• Fornire risposte alle emergenze

Le attività di soft facility invece si riferiscono alla gestione dei servizi da cui un'azienda dipende per fornire un ambiente sicuro, come ad esempio:

• • Gestione della salute e sicurezza

  • Sicurezza degli edifici

  • Servizi di gestione dei rifiuti

  • Gestione del bilancio

  • Supporto al personale in tutti i reparti

  • Gestione dell'area di lavoro

  • Servizi di pulizia e lavaggio

  • Ristorazione

Perché ne hai bisogno?

Senza un facility manager, la maggior parte delle attività troverà delle difficoltà nel migliorare l'efficienza della proprietà. Ciò include la gestione delle operazioni quotidiane, la manutenzione degli edifici e il mantenimento di una forza lavoro produttiva.

Un facility manager invece lavora a livello strategico su una gamma di servizi. Ciò include il coordinamento della domanda e dell'offerta di servizi hard e soft, oltre alla gestione di questioni relative alla proprietà, come assumersi la responsabilità dei visitatori in loco e supervisionare la salute e la sicurezza degli occupanti.

Senza la persona giusta che coordina e guida tutte le attività, i problemi e le emergenze all'interno dei locali possono portare a esiti negativi, avendo quindi un impatto sull'azienda nel suo insieme, sugli occupanti, sui beni detenuti e sulla sicurezza dei visitatori di terze parti.

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