Facility Management: che cos'è e a cosa serve

Definizione

Per comprendere al meglio il significato di Facility Management, bisogna prima definire cosa sono le facilities: si tratta dell’insieme delle infrastrutture e dei servizi a supporto dei processi del core business aziendale.

Facility Management infatti significa letteralmente “gestione delle strutture” e si tratta di un insieme di servizi che hanno l’obiettivo di rendere confortevoli e funzionali i luoghi di lavoro e le attività aziendali attraverso la gestione e il coordinamento della sede fisica e delle relative risorse.

Il Facility Management punta anche a perseguire gli obiettivi dell’azienda stessa, aumentandone l’efficacia dell’organizzazione e la sua produttività, adattandola al mercato e seguendo i principi di gestione economica e finanziaria.

In poche parole, vengono progettati, pianificati ed erogati tutti quei servizi di supporto all’attività principale dell’azienda sia dal personale interno all’organizzazione sia da fornitori esterni.

Gli aspetti principali di un’azienda che vengono tenuti in considerazione durante l’espletamento dei servizi di Facility Management sono:

• La politica di gestione

• Il reperimento dei servizi

• La distribuzione delle risorse da impiegare per supportare gli obiettivi come la ripartizione dei costi, la scelta del fornitore, ecc

• Le necessità dei dipendenti

• I dati dell’azienda prodotti nel tempo

• Le tecniche e le tecnologie presenti

I servizi del Facility Management

Il Facility Management e i suoi servizi possono essere suddivisi in due categorie: Hard Facility e Soft Facility.

I servizi di Hard Facility hanno lo scopo di mantenere in ottimo stato le infrastrutture fisiche, quindi si occupano della manutenzione di tutti gli edifici e dei relativi impianti, come i sistemi di sicurezza (antintrusione, antincendio, videosorveglianza), il riscaldamento, l’elettricità, il gas, le reti telefoniche, ecc.

Mentre i servizi di Soft Facility sono volti al mantenimento dell’ordine e della pulizia degli spazi grazie all’organizzazione dei magazzini, alle attività di sicurezza aziendale e alle disinfestazioni, ma si occupano anche dei servizi di ristorazione e reception aziendali. Non solo, cercano anche di ottimizzare i consumi e ridurre l’impatto ambientale dell’azienda. In questo modo influenzano la produttività, il benessere e la fidelizzazione di chi lavora per l’azienda.

Alcuni servizi nello specifico

• Pulizie industriali e civili: è fondamentale per un’azienda che l’ambiente lavorativo sia sempre pulito perché aumenta il benessere dei dipendenti e di conseguenza la produttività e il welfare aziendale. Il servizio di pulizie viene eseguito secondo protocolli d’igiene ambientale con procedure standard o straordinarie. Possono anche essere eseguite disinfestazioni da insetti e derattizzazioni, che a loro volta richiedono specifici requisiti tecnici in modo da tutelare la salute e salvaguardare l’ambiente.

• Manutenzioni meccaniche e industriali: molto importanti per mantenere l’efficienza dei macchinari e degli impianti e la loro continua funzionalità nel tempo con conseguente risparmio economico. Sono inclusi sia gli interventi minori che le attività riguardanti la sicurezza aziendale.

• Logistica di magazzino: cambia in base ad ogni specifica realtà ma generalmente si occupa di gestire i prodotti dalla produzione alla spedizione per ridurre i tempi e i costi di distribuzione. Include anche tutte le attività di carico merci, spedizione e movimentazione interna dei materiali.

• Sicurezza aziendale: si tratta di valutare i rischi dell’azienda e di mettere in atto misure preventive per evitare il verificarsi di un evento pericoloso. In questo modo vengono ridotti i rischi di infortuni, incidenti e malattie professionali e vengono tutelate la salute e la sicurezza dei lavoratori.

La figura del Facility Manager

Per attuare in maniera corretta tutte le attività del Facility Management è necessario il Facility Manager, ovvero un responsabile dei Servizi Generali che gestisce appunto tutte le facilities e i servizi strumentali dell’azienda.

È un professionista con competenze consolidate in materie tecniche, economiche, finanziarie e con capacità di gestione di progetti infrastrutturali e dei servizi di supporto al core business.

Le principali mansioni che svolge sono:

• Individuare le necessità aziendali e definire le strategie e le politiche di gestione delle facilities

• Progettare i servizi da erogare

• Supervisionare lo spazio di lavoro

• Definire i piani di manutenzione, ovvero i tempi e le modalità

• Coordinare il personale preposto ai servizi di supporto

• Stabilire le procedure operative

• Determinare un preventivo di spesa e ottimizzare i costi

• Individuare fornitori e ditte esterne a cui affidare diverse attività come la manutenzione

• Gestire i rapporti con le società esterne

• Verificare il rispetto degli standard e delle normative di riferimento in materia di Ambiente, Salute e Sicurezza

Un altro compito molto importante del Facility Manager è quello di analizzare i risultati di gestione, sia per rendere conto del lavoro svolto alla dirigenza, sia per valutare le differenze tra il bilancio preventivo e quello consuntivo, la qualità dei servizi ed eventuali criticità.

Questo perché l’obiettivo del Facility Manager è quello di assicurare il funzionamento e l’efficienza di tutte le strutture al minor costo possibile.

A cosa serve il Facility Management?

Come abbiamo visto, il Facility Management impatta su diverse aree del business ed è una componente strategica per la gestione e il miglioramento delle aziende pubbliche e private.

I vantaggi legati a queste attività sono:

• • Fornisce comfort ai dipendenti, aumentando il loro benessere nello spazio di lavoro e quindi, fidelizzandoli

  • Aumenta la produttività, grazie al corretto funzionamento e alla manutenzione periodica dei vari servizi ed impianti, influenzando anche i costi globali

  • Facilita la gestione economica delle facilities

  • Aiuta a tutelare la Salute e la Sicurezza di coloro che frequentano i luoghi interessati, proteggendo i proprietari dai rischi civili e penali, raggiungendo così la conformità normativa

  • Diminuisce l’impatto ambientale dell’azienda e ne aumenta la sostenibilità

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